FORMULÁRIOS · PEDIDOS DE REUNIÃO · ACOMPANHAMENTO

Percursos de contacto
do pedido à conversa.

Torne o próximo passo claro para o visitante e para quem vai responder. Mapeamos formulários, pedidos de reunião e acompanhamento, e avaliamos que partes precisam de ser simplificadas ou automatizadas.

Fale-nos do seu percurso de contacto

Uma via de contacto precisa de responsabilidades claras

Um formulário não basta se ninguém sabe o que acontece depois. Um pedido precisa de chegar ao destinatário certo, conter informação útil e ser acompanhado por uma pessoa responsável. Partimos do percurso completo e escolhemos as etapas manuais e automatizadas adequadas à sua atividade.

O QUE O TRABALHO PODE INCLUIR

Menos etapas pouco claras.
Um encaminhamento mais claro.

O trabalho pode ser uma melhoria delimitada da via de contacto do site ou fazer parte de uma abordagem mais ampla. As ferramentas e as ligações são avaliadas antes de serem incluídas na proposta.

Mapeamento da via de contacto atual

Analisamos de onde chegam os pedidos, que dados são recolhidos, quem é responsável e onde a informação corre o risco de ficar bloqueada.

Formulários e alternativas de contacto

As perguntas do formulário adaptam-se ao que precisa de saber para responder. Um pedido de reunião, uma consulta geral e o contacto direto podem ter funções diferentes consoante a necessidade do visitante.

Pedido de reunião, confirmação e lembrete

Avaliamos como a escolha de horários, as confirmações e os eventuais lembretes podem funcionar na sua abordagem. A disponibilidade, as responsabilidades e as exceções também precisam de ser claras para a equipa.

Teste, documentação e passagem à equipa

Verificamos o percurso com testes claramente identificados, quando necessário. Analisamos como a informação é recebida, que etapas faltam e como a equipa continua o trabalho.

ABORDAGEM E RESPONSABILIDADES

Automatize só quando a etapa estiver clara

Uma automatização precisa de um início claro, de um resultado pretendido e de uma forma de tratar exceções. Começamos pelas regras e responsabilidades: o que deve acontecer quando chega um pedido, o que exige avaliação humana e como deteta que algo não funcionou? Depois avaliamos ferramentas adequadas e possíveis ligações.

O que determina o âmbito?

O número de vias de contacto, as pessoas envolvidas, o conteúdo, os idiomas e as regras para reuniões influenciam o projeto. Melhorar um formulário é diferente de planear várias alternativas de contacto. As eventuais ferramentas, licenças e manutenção futura devem surgir separadas do trabalho contratado.

Descreva a sua necessidade para prepararmos uma proposta

Exemplo de um percurso de contacto simplificado

Um visitante pode escolher entre descrever a sua necessidade e propor um horário para conversar. O pedido é enviado para um destinatário acordado, que avalia a necessidade e confirma o próximo passo. O exemplo mostra como descrever claramente alternativas de contacto e responsabilidades; não é um resultado documentado de um cliente.

Leia os guias antes do próximo passo
PERGUNTAS FREQUENTES

O que convém saber
antes de começar.

O âmbito, as responsabilidades e a entrega devem ser claros antes da contratação.

O que deve acontecer depois de enviar um formulário?

O visitante precisa de perceber que o pedido foi recebido e qual é o próximo passo. Dentro da empresa, deve ser claro quem recebe a informação, quem avalia a necessidade e quem responde.

Podemos começar sem mudar de ferramentas?

Sim, podemos começar por mapear a situação atual e sugerir o que pode ser simplificado. Uma nova ferramenta deve cumprir uma função clara, não ser o ponto de partida de todo o trabalho.

O que precisa de continuar a ser manual?

A avaliação das necessidades, a conversa pessoal e o tratamento de exceções podem exigir uma pessoa. O que deve ser automatizado depende de como funciona a etapa e do controlo de que precisa.

Quem é responsável por responder aos pedidos?

Essa pessoa deve ser designada na empresa. Podemos ajudar a clarificar as responsabilidades e o encaminhamento, mas uma via de contacto técnica não substitui quem cuida do contacto.

As licenças e a manutenção estão incluídas?

Depende da abordagem acordada. As ferramentas, as licenças, o apoio contínuo e a eventual manutenção devem constar da proposta para que possa avaliar o custo recorrente.

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UMA PRIMEIRA CONVERSA

O que precisa de
funcionar melhor?

Fale-nos da sua oferta, do público-alvo e do que pretende desenvolver. Começamos por compreender a necessidade.

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