FORMULÄR · BOKNING · UPPFÖLJNING

Kontaktflöden
från förfrågan till samtal.

Gör nästa steg tydligt för både besökaren och den som ska svara. Vi kartlägger formulär, bokning och uppföljning och bedömer vilka delar som behöver förenklas eller automatiseras.

Prata om ert kontaktflöde

En kontaktväg behöver ett tydligt ansvar

Ett formulär räcker inte om ingen vet vad som händer efteråt. En förfrågan behöver komma rätt, innehålla användbar information och följas upp av en ansvarig person. Vi utgår från hela flödet och väljer de manuella och automatiserade steg som är rimliga för er verksamhet.

VAD ARBETET KAN OMFATTA

Färre oklara steg.
En tydligare överlämning.

Arbetet kan vara en avgränsad förbättring av webbplatsens kontaktväg eller en del av ett större upplägg. Verktyg och kopplingar bedöms innan de tas med i förslaget.

Kartläggning av dagens kontaktväg

Vi går igenom var förfrågningar kommer in, vilka uppgifter som samlas, vem som ansvarar och var informationen riskerar att fastna.

Formulär och kontaktalternativ

Frågorna i ett formulär anpassas till vad ni behöver för att svara. Bokning, vanlig förfrågan och direktkontakt kan fylla olika roller beroende på besökarens behov.

Bokning, bekräftelse och påminnelse

Vi bedömer hur tidval, bekräftelser och eventuella påminnelser kan fungera i ert upplägg. Tillgänglighet, ansvar och undantag behöver vara tydliga även för personalen.

Test, dokumentation och överlämning

Flödet kontrolleras med tydligt märkta tester där det behövs. Vi går igenom hur informationen tas emot, vilka steg som återstår och hur teamet arbetar vidare.

UPPLÄGG & ANSVAR

Automatisera först när steget är begripligt

En automatisering behöver en tydlig start, ett avsett resultat och ett sätt att hantera undantag. Vi börjar med regler och ansvar: vad ska hända när en förfrågan kommer in, vad kräver en mänsklig bedömning och hur märker ni att något inte har fungerat? Därefter bedöms lämpliga verktyg och möjliga kopplingar.

Vad avgör omfattningen?

Antal kontaktvägar, berörda personer, innehåll, språk och regler för bokning påverkar uppdraget. En förbättring av ett formulär skiljer sig från att planera flera kontaktalternativ. Eventuella verktyg, licenser och fortsatt underhåll ska framgå separat från det arbete som beställs.

Beskriv ert behov inför ett förslag

Exempel på ett förenklat kontaktflöde

En besökare kan välja mellan att beskriva sitt behov och att föreslå en samtalstid. Förfrågan går till en överenskommen mottagare, som bedömer behovet och bekräftar nästa steg. Exemplet visar hur kontaktalternativ och ansvar kan beskrivas tydligt; det är inte ett redovisat kundresultat.

Läs guider inför ert nästa steg
VANLIGA FRÅGOR

Bra att veta
innan vi börjar.

Avgränsning, ansvar och leverans ska vara begripliga innan ni beställer.

Vad behöver hända efter att ett formulär skickas?

Besökaren behöver förstå att förfrågan har tagits emot och vad nästa steg är. I verksamheten behöver det vara tydligt vem som får informationen, vem som bedömer behovet och vem som återkommer.

Kan vi börja utan att byta verktyg?

Ja, vi kan börja med att kartlägga nuläget och föreslå vad som går att förenkla. Ett nytt verktyg ska fylla en tydlig uppgift, inte vara utgångspunkten för hela arbetet.

Vad behöver vara manuellt?

Bedömning av behov, personlig dialog och hantering av undantag kan kräva en människa. Vad som ska automatiseras avgörs av hur steget fungerar och vilken kontroll ni behöver.

Vem ansvarar för att svara på förfrågningar?

Det behöver ni utse i verksamheten. Vi kan hjälpa till att göra ansvar och överlämning tydligare, men en teknisk kontaktväg ersätter inte någon som tar hand om kontakten.

Ingår licenser och underhåll?

Det beror på det överenskomna upplägget. Verktyg, licenser, fortsatt support och eventuellt underhåll ska framgå i förslaget så att ni kan bedöma den löpande kostnaden.

EN SAMMANHÄNGANDE HELHET

Företagsfilm

Hjälp besökaren att förstå verksamheten före ett samtal.

Alla guider och fördjupningar

ETT FÖRSTA SAMTAL

Vad behöver
fungera bättre?

Berätta om ert erbjudande, er målgrupp och vad ni vill ta vidare. Vi börjar med att förstå behovet.

Prata om ert kontaktflödeSe alla tjänster